De uitdaging
Een snelgroeiende handels- en e-commerceorganisatie met eigen productie was de bestaande organisatiestructuur ontgroeid. Door de jaren heen waren meerdere juridische entiteiten, administraties en bedrijfssystemen ontstaan, waardoor financiële processen steeds complexer werden.
De organisatie werkte met een on-premise ERP-omgeving, ondersteund door verschillende externe leveranciers en aanvullende software. Dit resulteerde in hoge beheerkosten, veel handmatige werkzaamheden en een grote afhankelijkheid van externe partijen.
Daarnaast ontbrak het aan realtime inzicht in de winstgevendheid van de verschillende bedrijfsactiviteiten. Door de versnipperde administratie en complexe intercompany-structuur kostten consolidaties, rapportages en maandafsluitingen veel tijd, terwijl het management juist behoefte had aan betrouwbare stuurinformatie om verdere groei mogelijk te maken.
De ambitie was helder: een toekomstbestendige finance-organisatie die schaalbaar is, processen automatiseert en klaar is voor verdere digitalisering en de inzet van AI.
Onze aanpak
Wij begeleidden de organisatie bij een integrale finance- en digitale transformatie, waarbij organisatiestructuur, financiële processen, ERP en data in samenhang opnieuw werden ontworpen.
De eerste stap was het vereenvoudigen van de juridische structuur en het centraliseren van de administraties. Door het aantal juridische entiteiten terug te brengen en administraties samen te voegen, werd de financiële organisatie overzichtelijker en ontstond een solide basis voor verdere standaardisatie. Tegelijkertijd namen intercompany-transacties af, werden consolidaties eenvoudiger en ontstond beter inzicht in de winstgevendheid van de verschillende bedrijfsactiviteiten.
Vervolgens hebben wij de Administratieve Organisatie en Interne Controle (AO/IC) rondom de financiële processen opnieuw ingericht. Financeprocessen, verantwoordelijkheden en interne beheersingsmaatregelen werden gestandaardiseerd, waardoor betrouwbare managementinformatie beschikbaar kwam en verdere automatisering mogelijk werd.
Daarna begeleidden wij de migratie van een traditionele on-premise ERP-omgeving naar Exact Premium Handel. Deze migratie was veel meer dan een technische systeemvervanging; het vormde de basis voor een volledig geïntegreerde en toekomstbestendige bedrijfsvoering.
Door de nieuwe cloudomgeving konden finance, logistiek, productie en e-commerce vanuit één centraal platform samenwerken. Tegelijkertijd verdween de afhankelijkheid van verouderde infrastructuur, Citrix-omgevingen en externe beheerpartijen.
Op basis van het nieuwe ERP-platform automatiseerden wij vervolgens verschillende bedrijfsprocessen met behulp van AI en intelligente workflows. De orderverwerking werd grotendeels geautomatiseerd, facturen worden digitaal verwerkt en financiële processen verlopen met aanzienlijk minder handmatige tussenkomst.
Daarnaast richtten wij een moderne Planning & Control-cyclus in, inclusief realtime managementrapportages, cashflowforecasting, budgetbewaking en KPI-dashboards. Door de koppeling met een centraal datawarehouse en Power BI beschikt het management continu over actuele stuurinformatie om sneller en beter beslissingen te nemen.
Het resultaat
Door de combinatie van organisatorische vereenvoudiging, procesoptimalisatie en digitalisering beschikt de organisatie nu over een toekomstbestendige finance-functie die klaar is voor verdere groei.
De juridische structuur werd aanzienlijk vereenvoudigd, waardoor administratieve complexiteit sterk afnam en financiële resultaten per bedrijfsactiviteit inzichtelijk werden.
De migratie naar Exact Premium Handel maakte een einde aan de afhankelijkheid van de bestaande on-premise omgeving en externe beheerpartijen. Hierdoor werden de structurele IT- en beheerkosten aanzienlijk verlaagd en beschikt de organisatie over een schaalbaar cloudplatform dat eenvoudig integreert met webshops, banken, BI-oplossingen en AI-toepassingen.
Door de automatisering van orderverwerking, factuurverwerking en financiële processen werd een groot deel van de handmatige werkzaamheden geëlimineerd. De organisatie kan hierdoor verder groeien zonder een evenredige groei van de administratieve organisatie.
Met de nieuwe Planning & Control-cyclus beschikt het management bovendien continu over realtime inzicht in omzet, marges, cashflow, budgetten en operationele prestaties. Hierdoor is de besluitvorming verbeterd en kan sneller worden bijgestuurd op afwijkingen en groeikansen.
De transformatie levert niet alleen een efficiëntere finance-organisatie op, maar creëert ook een stevig fundament voor verdere digitalisering en de inzet van AI binnen de gehele organisatie.
Wat wij hebben gerealiseerd
Tijdens deze transformatie hebben wij de organisatie begeleid bij:
- Het ontwikkelen van de finance- en digitaliseringsstrategie.
- Het vereenvoudigen van de juridische structuur en centraliseren van administraties.
- Het herontwerpen van de AO/IC en standaardiseren van financeprocessen.
- De migratie naar Exact Premium Handel als toekomstbestendig ERP-platform.
- De automatisering van order-to-cash-, purchase-to-pay- en financiële processen.
- De implementatie van AI-ondersteunde workflows voor orderverwerking en finance.
- Het opzetten van een moderne Planning & Control-cyclus met forecasting en cashflowmanagement.
- Het ontwikkelen van realtime dashboards en managementinformatie met Power BI en een centraal datawarehouse.
- De begeleiding van management en medewerkers tijdens de volledige finance-transformatie.