De uitdaging
Een snelgroeiend ingenieursbureau, onderdeel van een private equity-portefeuille, naderde de wettelijke controleplicht. Tot dat moment werd de jaarrekening samengesteld, maar door de groei van de onderneming zou vanaf het volgende boekjaar voor het eerst een accountantscontrole plaatsvinden.
Voor zowel het management als de aandeelhouder was het essentieel dat de onderneming tijdig ‘in control’ kwam. De financiële processen en projectadministratie waren echter nog onvoldoende ingericht om te voldoen aan de eisen van een controleplichtige organisatie. Projectinformatie werd niet altijd consistent vastgelegd, de onderbouwing van onderhanden werk kon worden verbeterd en de AO/IC was onvoldoende uitgewerkt.
Tegelijkertijd wilde de directie meer grip krijgen op projectrendement, capaciteit en toekomstige resultaten. De ambitie was daarom breder dan alleen audit readiness: de projectadministratie moest uitgroeien tot een betrouwbare basis voor managementinformatie en forecasting.
Onze aanpak
Wij ondersteunden de onderneming bij het professionaliseren van de financefunctie en de voorbereiding op de eerste accountantscontrole.
Als eerste begeleidden wij de jaarafsluiting en stelden wij een volledig en goed onderbouwd samensteldossier op. Parallel hieraan voerden wij een Audit Readiness Scan uit, waarbij wij de financiële processen, interne beheersing en projectadministratie beoordeelden op de eisen die een toekomstige accountantscontrole stelt.
Op basis van deze analyse hebben wij de Administratieve Organisatie en Interne Controle (AO/IC) opnieuw ingericht. Processen werden gestandaardiseerd, verantwoordelijkheden duidelijk vastgelegd en interne beheersingsmaatregelen aangescherpt. Hiermee ontstond een organisatie die niet alleen voorbereid was op de eerste accountantscontrole, maar ook voldeed aan de governance-eisen die passen bij een onderneming binnen een private equity-omgeving.
Een belangrijk onderdeel van de opdracht was de herinrichting van de projectadministratie. Wij zorgden ervoor dat projectinformatie juist, tijdig, volledig en betrouwbaar werd geregistreerd. Hierdoor ontstond een controleerbare administratie én een solide basis voor financiële sturing.
Op basis van deze verbeterde projectdata ontwikkelden wij interactieve Power BI-dashboards waarmee management realtime inzicht kreeg in projectvoortgang, uren, budgetten, marges en projectresultaten.
Daarnaast ontwikkelden wij een voorspellend forecastmodel waarin historische projectdata, actuele projectinformatie en financiële risicofactoren werden gecombineerd met machine learning. Hierdoor kon de organisatie niet alleen terugkijken op gerealiseerde prestaties, maar ook vroegtijdig voorspellen welke projecten risico liepen op budgetoverschrijdingen, capaciteitsproblemen of margeverlies.
Het resultaat
De onderneming was tijdig voorbereid op de overgang van een samenstelverklaring naar een wettelijke accountantscontrole.
De AO/IC en projectadministratie werden aanzienlijk geprofessionaliseerd, waardoor de organisatie beschikte over betrouwbare en controleerbare financiële informatie. Daarmee werd niet alleen voldaan aan de eisen van de accountant, maar ontstond ook een veel sterker fundament voor de aandeelhouder en het management om de onderneming actief te sturen.
Door de combinatie van realtime dashboards en voorspellende analyses kreeg de directie continu inzicht in projectprestaties, capaciteit, marges en toekomstige risico’s. Hierdoor veranderde de projectadministratie van een administratief proces naar een strategisch instrument voor besluitvorming en waardecreatie.
Wat wij hebben gerealiseerd
Tijdens deze opdracht hebben wij de organisatie begeleid bij:
- Het begeleiden van de jaarafsluiting en het opstellen van een volledig samensteldossier.
- Het uitvoeren van een Audit Readiness Scan ter voorbereiding op de eerste accountantscontrole.
- Het professionaliseren van de AO/IC en financiële processen.
- Het herinrichten van de projectadministratie voor een juiste, tijdige, volledige en betrouwbare registratie.
- Het ontwikkelen van realtime managementdashboards in Power BI.
- Het bouwen van een voorspellend forecastmodel op basis van projectdata, risicocriteria en machine learning.
- Het versterken van projectcontrol, governance en managementinformatie binnen een private equity-deelneming.