De uitdaging
Een internationaal opererende projectorganisatie realiseert complexe technische projecten met een hoge contractwaarde en een lange doorlooptijd. Om deze projecten succesvol te sturen is betrouwbare financiële informatie essentieel. In de praktijk bleek echter dat afwijkingen in planning, kosten en marges vaak pas laat zichtbaar werden, waardoor management onvoldoende tijd had om bij te sturen.
Daarnaast werkten projectteams verspreid over meerdere landen, ieder met een eigen werkwijze voor projectadministratie en forecasting. Hierdoor was de kwaliteit van managementinformatie wisselend, kostte de maandelijkse forecastcyclus veel tijd en ontbrak een uniforme basis voor besluitvorming.
De organisatie zocht een oplossing waarmee projectcontrol verder kon worden geprofessionaliseerd, risico’s eerder zichtbaar werden en toekomstige projectresultaten beter voorspelbaar zouden worden.
Onze aanpak
Als Finance Consultant en Registeraccountant heb ik de volledige financiële beheersing rondom projectcontrol opnieuw ingericht.
De eerste stap was het versterken van de Administratieve Organisatie en Interne Controle (AO/IC) rondom de projectadministratie. Processen, verantwoordelijkheden en interne beheersingsmaatregelen zijn opnieuw ontworpen, zodat projectinformatie op een uniforme, betrouwbare en controleerbare wijze werd vastgelegd. Hierdoor ontstond één consistente basis voor forecasting, rapportages en besluitvorming.
Vervolgens hebben we de projectadministratie ingericht volgens Activity Based Costing (ABC). Kosten werden niet langer uitsluitend op projectniveau geregistreerd, maar ook op activiteitniveau. Hierdoor werd inzichtelijk welke onderdelen van projecten verantwoordelijk waren voor budgetoverschrijdingen, vertragingen en marge-erosie.
Deze nieuwe inzichten maakten het mogelijk om structurele verbeteringen door te voeren. Zo werd zichtbaar dat bepaalde activiteiten binnen de engineeringfase structureel meer capaciteit vroegen dan vooraf was begroot. Op basis hiervan konden processen verder worden gestandaardiseerd en geoptimaliseerd.
Op basis van de vernieuwde projectadministratie ontwikkelden we vervolgens een risk-based forecastingmodel. Dit model combineerde de belangrijkste financiële stuurvariabelen, waaronder Percentage of Completion (POC), Cost-to-Complete, margeontwikkeling, wijzigingen in opdrachtwaarde, projectomvang en overige projectrisico’s. Hierdoor konden projecten met een verhoogd risicoprofiel al vroeg in de projectcyclus worden geïdentificeerd.
De volgende stap was het ontwikkelen van een voorspellend machine learning-model. Door historische projectdata te combineren met actuele projectinformatie en vooraf gedefinieerde risicocriteria ontstond een model dat toekomstige projectresultaten kon voorspellen. Het management kreeg hierdoor niet alleen inzicht in de actuele status van projecten, maar ook in de verwachte ontwikkeling van kosten, marges en forecastafwijkingen gedurende de resterende looptijd.
Om de kwaliteit van de voorspellingen verder te verhogen, hebben we een gestandaardiseerde internationale forecastcyclus ingericht. Projectleiders uit verschillende landen leverden maandelijks hun projectverwachtingen aan via een uniforme vragenlijst. Deze informatie werd automatisch verwerkt in het forecastingmodel en vormde de basis voor periodieke reviews waarin risico’s, afwijkingen en noodzakelijke acties gezamenlijk werden besproken.
Tot slot hebben we de volledige rapportageketen geautomatiseerd. Met behulp van Alteryx werden data uit verschillende bronsystemen samengebracht en gevalideerd. Vervolgens werden interactieve Power BI-dashboards ontwikkeld die realtime inzicht boden in projectvoortgang, forecastontwikkelingen, Cost-to-Complete, margeontwikkeling en de belangrijkste risicodrijvers. Hierbij is nauw samengewerkt met de BI-afdeling om data uit het centrale datawarehouse optimaal te ontsluiten.
Het resultaat
Door de nieuwe aanpak maakte de organisatie de stap van reactieve projectrapportages naar datagedreven en voorspellende projectsturing.
De vernieuwde AO/IC zorgde voor betrouwbare en consistente projectinformatie, waardoor forecasting en managementrapportages gebaseerd waren op uniforme data in plaats van handmatige interpretaties.
Dankzij de inrichting van Activity Based Costing werd voor het eerst inzichtelijk welke activiteiten verantwoordelijk waren voor marge-erosie en vertragingen. Deze inzichten vormden de basis voor gerichte procesverbeteringen en een efficiëntere projectuitvoering.
Het risk-based forecastingmodel, gecombineerd met machine learning, maakte het mogelijk om toekomstige projectresultaten nauwkeuriger te voorspellen en projecten met een verhoogd risicoprofiel vroegtijdig te identificeren. Hierdoor kon het management eerder bijsturen en werden verrassingen aan het einde van projecten aanzienlijk beperkt.
De geautomatiseerde dashboards gaven management en projectteams continu inzicht in de financiële prestaties van projecten, waardoor besluitvorming sneller, beter onderbouwd en meer datagedreven werd.
Mijn rol
Als Finance Consultant en Registeraccountant was ik verantwoordelijk voor het ontwerp en de implementatie van de volledige projectcontrol- en forecastingaanpak. Ik combineerde expertise op het gebied van financial control, governance, risicobeheersing, data-analyse en AI om de projectorganisatie toekomstbestendig in te richten.
Mijn verantwoordelijkheden omvatten onder andere:
- Het ontwerpen en implementeren van de AO/IC rondom de projectadministratie.
- Het herinrichten van de projectadministratie volgens Activity Based Costing (ABC).
- Het ontwikkelen van een risk-based forecastingmodel op basis van POC, Cost-to-Complete en financiële risicodrijvers.
- Het ontwikkelen van een voorspellend machine learning-model voor projectresultaten.
- Het implementeren van een uniforme internationale forecastcyclus.
- Het automatiseren van dataflows met Alteryx en het ontwikkelen van managementdashboards in Power BI.
- Het verbinden van finance, projectmanagement en BI om te komen tot één geïntegreerde manier van sturen op projectprestaties.